בכל יום אנחנו שולחים ומקבלים עשרות מיילים, חלקם נוחים ומסייעים לנו לעבוד ביעילות, אבל יש גם מיילים שמעוררים תסכול, פוגעים במוטיבציה שלנו ומעכבים תהליכים. אף אחד מאיתנו לא רוצה להיות זה ששולח מייל שמקבל תגובה כזו. כתיבה נעימה ומקצועית יכולה להוביל לשיתוף פעולה טוב יותר, לקדם את העבודה בצורה אפקטיבית ולחסוך זמן יקר.
היום, אפילו קל יותר לנסח מיילים בצורה שתהיה גם נעימה וגם אסרטיבית – כל אחד יכול להיעזר בצ'אט AI כדי לשפר את הניסוחים שלו. להלן פרומט פשוט שתוכלו להשתמש בו כדי שהצ'אט ישפר לכם את המייל:
היי צ'אט, הנה מייל שכתבתי [הכניסו כאן את המייל שלכם].
אני רוצה שתשכתב אותו בצורה נעימה ואסרטיבית, שתגרום לנמען להבין את הבקשה שלי, לתת מענה מהיר ולהיות מוכן לשתף פעולה
הצ'אט יכול לעזור לכם להפוך את המייל למדויק יותר, נעים לקריאה ומניע לפעולה.
הנה כמה טיפים חשובים שכדאי לזכור כשאתם כותבים מיילים:
1. חשוב לכתוב מייל שנעים לקבל
כל מייל שאתם שולחים צריך להוביל לשיתוף פעולה ולהבנה. מייל שנעים לקרוא הוא מייל שמפחית התנגדויות ועוזר לנמען להבין את המטרה שלכם במהירות. חשבו על איך אתם רוצים להרגיש כשאתם מקבלים מייל. אם המייל שלכם מבהיר את הנקודות בצורה נעימה ואסרטיבית, אתם תראו שיתוף פעולה גבוה יותר מהצד השני.
2. כתבו בגובה העיניים, אבל היו ישירים
מיילים שנכתבים בצורה מתנשאת או לא ברורה עלולים ליצור חיכוכים מיותרים. כתיבה בגובה העיניים אינה אומרת להיות לא מקצועיים, אלא להיות ברורים וענייניים, מבלי ליצור מרחק או חוסר תקשורת. כתיבה כזו מונעת בלבול ומקרבת את הצדדים, כך שהמענה יגיע מהר יותר והפעולה הנדרשת תתבצע.
3. שיטת הסנדוויץ' במיילים
כדי לשמור על תקשורת נעימה, חלקו את המייל לשלושה חלקים: התחילו במשפט חיובי שמוקיר את המאמץ או המצב הנוכחי, עברו לבשר המייל – החלק העיקרי שבו אתם מבקשים משהו, ולבסוף חתמו בסיום נעים ומקדם – משפט שמוביל להמשך עבודה בצורה חיובית ושומר על אווירה טובה.
4. כתבו כותרת שתבהיר בדיוק למה אתם מתכוונים
כותרת המייל היא הדבר הראשון שהנמען שלכם רואה, ולכן חשוב שתהיה ברורה ומובנת. כותרת צריכה להוביל את הנמען להבין מיידית מה אתם מבקשים ומה הנושא של המייל. כותרות מבלבלות עלולות להוביל להתעלמות או למענה חלקי, בעוד שכותרות ממוקדות יעזרו לכם לקדם את המטרה שלכם ביעילות.
5. תסבירו את ההיגיון מאחורי הבקשה שלכם
כשאתם מבקשים משהו במייל, חשוב שהנמען יבין למה אתם מבקשים את זה. אף אחד לא אוהב דרישות לא מוסברות, ולכן כשאתם נותנים הקשר לבקשה, אתם מפחיתים התנגדות ומעלים את הסיכוי לשיתוף פעולה מהיר.
6. קראו את המייל לפני שליחה
לפני שאתם לוחצים על "שלח", קראו את המייל שוב מנקודת המבט של מי שמקבל אותו. האם המייל מנוסח בצורה נעימה וברורה? האם הנמען יבין את הכוונה שלכם מבלי לחוש בלבול או תסכול? אם יש צורך, בקשו מאדם נוסף שיקרא את המייל וייתן לכם חוות דעת.
7. תשקלו לעצור את תחלופת המיילים בזמן
כשאתם מזהים שמיילים הופכים לשיח בלתי נגמר, זה הזמן לעצור ולהציע מעבר לשיחה טלפונית או פגישה. מיילים הם כלי נהדר להעברת מידע, אך כשהם מתחילים להימרח, עדיף לחזור לתקשורת ישירה כדי לפתור דברים מהר יותר ולהימנע מעוד עיכובים.
דוגמה פרקטית:
להלן דוגמה למייל לא נעים, ואיך אפשר לנסח אותו מחדש בצורה נעימה ומקצועית.
מייל לא נעים:
"שלום, למה עדיין לא קיבלתי את הדו"ח שביקשתי? ביקשתי אותו כבר לפני יומיים והוא חשוב לסגירת החודש. זה לא מקובל שאני צריכה להזכיר לכם שוב ושוב. בבקשה תשלחו את זה מיד."
מייל מקרב ונעים יותר:
"שלום,
רציתי לבדוק לגבי דו"ח הביצועים שביקשתי לפני יומיים. אני מבינה שיש לכם עומס, אך הדו"ח חשוב מאוד לסגירת החודש ואשמח לקבל אותו בהקדם האפשרי כדי שנוכל לסיים את המשימות בזמן.
תודה מראש על ההתייחסות והמאמץ!"
בגרסה השנייה, הטון ידידותי יותר ומביע הבנה לעומס של הצד השני, מבלי לוותר על הבקשה לקבל את הדו"ח בהקדם. מייל כזה יוביל לשיתוף פעולה טוב יותר וימנע חיכוכים מיותרים.
מיילים הם כלי עבודה חיוני, אבל הדרך שבה אנחנו כותבים אותם משפיעה ישירות על שיתוף הפעולה ואיכות העבודה שלנו. שמרו על תקשורת נעימה, ברורה ואסרטיבית, והשתמשו במיילים רק כשזה באמת מתאים. כשזה נהיה מסובך – עדיף לשוחח ישירות. בהצלחה!
